Politique de confidentialité
1. Introduction
Octogone Collectif (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée et à préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») vise à vous informer de la manière dont nous collectons, utilisons, communiquons, transférons, conservons, partageons et protégeons (collectivement, le « Traitement ») vos Renseignements personnels.
2. À propos de cette politique
Cette Politique s'applique à toute personne visitant ou accédant au site web de Octogone Collectif (https://octogone.ai), utilisant notre application (la « Plateforme »), ou dont les Renseignements personnels ont été téléversés sur le Site ou la Plateforme par son employeur ou un représentant autorisé (l'« Employeur »). Afin d'offrir des services de qualité, nous devons accéder à certains Renseignements personnels. Nos employés les gèrent avec discrétion, rigueur et en conformité avec les lois applicables.
3. Qu'est-ce qu'un Renseignement personnel ?
Un Renseignement personnel désigne toute information concernant une personne identifiable, ou qui, seule ou combinée à d'autres données, permet de l'identifier. Les coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse ou numéro de téléphone au travail) ne sont généralement pas considérées comme des Renseignements personnels.
4. Consentement
Lorsque possible, Octogone Collectif recueille les Renseignements personnels directement auprès de vous et avec votre consentement, sauf exception prévue par la loi. Votre Employeur peut également recueillir ces renseignements, avec votre consentement, et les transmettre à Octogone Collectif. En nous fournissant des Renseignements personnels via le Site ou la Plateforme, vous consentez à leur Traitement conformément à la présente Politique. Nous ne traiterons pas vos Renseignements personnels sans votre consentement, sauf si la loi nous y oblige (par exemple pour la prévention de la fraude).
5. Refus et retrait du consentement
Selon la loi, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement au Traitement de vos Renseignements personnels, sous réserve d'un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables. Le retrait du consentement pourrait toutefois limiter notre capacité à fournir certains services nécessitant ces renseignements.
6. Quels renseignements collectons-nous ?
- Nom complet, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel
- Numéro d'assurance sociale, d'assurance maladie ou permis de conduire (dans le cadre de votre emploi)
Si ces renseignements doivent être utilisés à d'autres fins, nous vous en informerons avant tout nouveau Traitement.
7. Comment recueillons-nous vos renseignements ?
a. Directement auprès de vous
Lorsque vous communiquez avec nous ou utilisez nos services. Des données techniques peuvent aussi être générées par vos appareils (adresse IP, identifiants publicitaires, géolocalisation, etc.).
b. Par votre Employeur (avec votre consentement)
Votre Employeur peut nous transmettre vos Renseignements personnels après avoir obtenu votre autorisation.
8. Partage des renseignements personnels
Octogone Collectif ne vend ni ne loue vos Renseignements personnels à des tiers. Le partage ne se fait que lorsque nécessaire ou exigé par la loi.
- Avec nos employés, lorsque requis pour assurer le support ou répondre à vos demandes
- Avec nos fournisseurs de services, qui traitent les renseignements pour notre compte et selon nos instructions (hébergement du site, gestion de la relation client, mesure d'audience et publicité : voir les sections 10 et 13)
- Avec les autorités compétentes, en cas d'obligation légale ou pour prévenir la fraude
- Lors d'un transfert d'entreprise, comme une fusion, acquisition ou cession d'actifs
9. Liens vers des sites tiers
Notre Site peut contenir des liens vers des sites externes que nous ne contrôlons pas. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité.
10. Témoins (« Cookies »)
a. Définition
Petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Nous utilisons aussi des pixels et balises web, soumis aux mêmes règles de consentement.
b. Catégories de témoins
- Essentiels : nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation de vos choix de témoins. Ils ne peuvent pas être désactivés.
- Mesure d'audience (Google Analytics) : comprendre comment le site est utilisé afin de l'améliorer.
- Publicité et suivi des demandes (Google Ads, HubSpot, OpenAI pour ChatGPT Ads) : mesurer si nos publicités mènent à des demandes de démonstration et suivre les échanges avec notre équipe commerciale.
Aucun témoin non essentiel n'est déposé et aucun de ces outils n'est chargé avant que vous ayez donné votre consentement explicite, par catégorie, dans notre bandeau de témoins.
c. Gestion de vos choix
Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les témoins lors de votre première visite, puis modifier ou retirer votre consentement en tout temps grâce au lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page. En cas de retrait, les témoins concernés sont supprimés. Votre choix est conservé 12 mois, puis vous est redemandé. Le détail de chaque témoin (nom, fournisseur, durée, finalité) est présenté dans ce bandeau.
11. Conservation des renseignements
Nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues ou aux obligations légales, puis nous les supprimons, détruisons ou anonymisons.
12. Protection des renseignements personnels
Mesures physiques, électroniques et administratives visant à assurer la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données; prévention de la perte, destruction, divulgation, modification ou accès non autorisé; accords de confidentialité pour les employés et partenaires; prudence recommandée (aucune transmission Internet n'est totalement sécurisée).
13. Lieu d'hébergement des données
Les renseignements traités par la Plateforme sont hébergés au Québec (Canada) et soumis aux lois canadiennes applicables, à l'exception des données d'authentification (comptes de connexion), traitées aux États-Unis par Google (Firebase Authentication). Les renseignements recueillis par le Site (formulaires, réservation de rendez-vous, mesure d'audience et publicité) sont traités par les fournisseurs suivants, dont les serveurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis : Vercel (hébergement du Site), HubSpot (gestion de la relation client, formulaires et rendez-vous), Google (mesure d'audience et publicité) et OpenAI (mesure des publicités ChatGPT). Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces juridictions. Les outils de mesure d'audience et de publicité ne reçoivent des renseignements qu'avec votre consentement.
14. Vos droits
- Accéder à vos Renseignements personnels
- Demander leur rectification
- Retirer votre consentement (le cas échéant)
- Obtenir la portabilité de vos données
- Vous opposer à leur utilisation
- Déposer une plainte relative à leur traitement
Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 15).
15. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels d'Octogone Collectif est Pascal Grenon. Pour exercer vos droits, retirer votre consentement, poser une question ou formuler une plainte concernant le Traitement de vos Renseignements personnels, écrivez-lui à l'adresse ci-dessous. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.
16. Vie privée des enfants
Site et Plateforme destinés aux personnes de 14 ans et plus. Aucune collecte sciemment auprès de mineurs. Contactez-nous si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements.
17. Modifications de la politique
La version la plus récente est disponible sur notre Site. En continuant d'utiliser nos services après une mise à jour, vous acceptez les modifications.
Dernière mise à jour : Octobre 2026